Automação de processos de negócio: por onde começar

Automação de processos de negócio: por onde começar

Automação de processos de negócios

Na superfície, parece que a automação de processos de negócio é uma parte fundamental das estratégias de crescimento de muitas empresas. No entanto, de acordo com um relatório da Forrester, até 22% das empresas ainda não automatizaram partes críticas das suas estruturas.

A transformação digital é essencial para a excelência do processo, o que, por sua vez, facilita a satisfação do cliente.

Para encurtar a história, se você deseja ter uma lista crescente de clientes satisfeitos, precisa começar a se concentrar na excelência dos seus processos internos. A automação de processos de negócios é uma maneira direta e eficaz de iniciar esse caminho.

O que é automação de processos de negócio?

A automação de processos de negócios é o uso da tecnologia para executar tarefas ou processos recorrentes em um negócio em que o esforço manual pode ser substituído. Isso é feito para alcançar a minimização de custos, maior eficiência e processos simplificados.

A automação de processos de negócios não deve ser confundida com o gerenciamento de processos, que é uma disciplina maior que envolve o gerenciamento complexo em toda a organização usando diferentes metodologias.

Exemplos de automação de processos de negócios

Para entender melhor a automação do processo de negócios, vamos abordar alguns casos de uso.

Admissão de empregados

Embora a contratação de funcionários possa parecer um processo simples, envolve várias tarefas. Preencher formulários de informações para funcionários, configurar sessões de inscrição, organizar sessões de treinamento, configurar contas bancárias, coletar documentos relevantes e designar mentores são apenas algumas das atividades envolvidas.

Sem automação, todo o processo pode se tornar bastante caótico e resultar em:

  • papelada sem fim
  • perda de algumas tarefas
  • insatisfação do empregado
  • menor produtividade

A aplicação da automação de processos de negócios à integração de funcionários garantirá transições suaves de uma tarefa para a próxima, mantendo os funcionários relevantes no loop e fornecendo visibilidade do status do processo.

Ordens de compra

As solicitações de pedidos de compra são processos recorrentes na maioria das organizações. A equipe solicitante preenche um formulário e o envia para a equipe de compras.

A autoridade de aprovação examina a solicitação e a rejeita caso as informações sejam inadequadas ou haja restrições orçamentárias. Em seguida, o pedido é enviado de volta para a equipe solicitante. Se aprovado, um pedido é criado e as cópias são enviadas ao fornecedor, bem como à equipe de logística.

Sem automação, os seguintes problemas podem surgir:

  • Aprovação de pedido atrasado
  • Produtividade impactada;
  • Registros incompletos;
  • Erros no pedido.

A automação de processos de negócios pode ajudar a melhorar a responsabilidade, a transparência e permitir o registro preciso de dados, que pode ser acessado por partes interessadas relevantes quando necessário. Ela também reterá toda a comunicação relacionada ao processo dentro do fluxo de trabalho para tornar a execução mais fácil e rápida.

Por que você deve automatizar seus processos de negócios?

Aqui estão algumas razões convincentes para automatizar seus processos de negócios.

Transformação digital

A transformação digital pode parecer um grande objetivo para organizações que não estão nesse caminho. A automação de processos de negócios pode ser um ponto de partida para adotar essa cultura de transformação contínua. Você pode começar com alguns processos que precisam claramente de correção e, gradualmente, progredir.

Clareza

A automação exige certa clareza sobre o processo logo no estágio de projeto. Se você não conhece as tarefas envolvidas e as pessoas responsáveis ​​pela execução do processo, não é possível projetar e automatizar o fluxo de trabalho com precisão.

O mapeamento de processos pode fornecer clareza a todos os funcionários e também servir como um recurso de treinamento. Os insights que você obtém ao analisar um processo automatizado podem mostrar claramente a lacuna entre seu processo como está e como deveria ser ideal.

Processos simplificados

Um dos ótimos resultados do sistema de automação de processos são os processos simplificados. Responsabilidade clara, notificações personalizáveis, informações valiosas e tempos de resposta mais rápidos facilitam a eliminação de atividades desnecessárias e o foco no aprimoramento de tarefas que agregam valor.

Conformidade

Com a automação de processos de negócios, todos os detalhes de um processo específico são registrados. Essas informações podem ser apresentadas para demonstrar conformidade durante as auditorias.

Padronização de operações

Quando você automatiza um processo de negócio, pode esperar um padrão consistente de resultados todas as vezes. A padronização ajuda a posicionar sua organização como confiável, o que, por sua vez, pode ajudar a aumentar sua base de clientes.

Melhores práticas em automação de processos de negócios

Você precisará adotar uma abordagem minuciosa e pragmática para automatizar seus processos de negócios. Aqui estão algumas dicas sobre como você pode tornar a automação um sucesso:

  • Comece com uma compreensão clara de quais tarefas estão envolvidas, quem é responsável e quando cada tarefa precisa ser executada;
  • Certifique-se de ter metas claramente definidas ao automatizar um processo de negócios;
  • Meça os resultados com uma abordagem em fases. Muitas organizações ficam desapontadas quando os resultados não se concretizam da noite para o dia;
  • Invista tempo adequado no treinamento de funcionários e considere um período de ajuste;
  • Adote uma perspectiva de longo prazo para experimentar um bom ROI;
  • Use soluções personalizadas aos processos da sua empresa;

Se você estiver pronto para levar sua empresa ao próximo nível, a Keyworks poderá proporcionar uma ótima experiência de automação. Entre em contato conosco e veja como podemos ajudá-lo!

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